Chargé de planification H/F

Le réseau GES & EDUCTIVE forme un réseau d’enseignement supérieur composé de 23 écoles spécialisées réparties sur 25 campus en France et qui regroupe près de 22 000 étudiants.

Implantés à Paris, Lille, Lyon, Reims, Grenoble, Aix-en-Provence, Toulon, Toulouse, Nantes, Rennes et Bordeaux nous occupons une place importante sur le secteur de l’éducation supérieure en France.

Nous formons des étudiants sur des programmes BTS, Bachelors, Mastères et MBA sur de nombreux domaines de spécialisation : Management, Commerce, Marketing, Communication, Immobilier, Audit & Finance, Ressources Humaines, Comptabilité, Digital, Informatique, Design, Architecture, Journalisme, Audiovisuel, Conseil en Image, Luxe et Mode.

Nous rejoindre, c’est faire le choix d’intégrer un réseau dynamique et ambitieux en constante croissance et faire le choix d’accompagner de nombreux étudiants dans leur insertion professionnelle.

Avantages :

• Tickets restaurants
• Mutuelle
• Chèques cadeaux
• Remboursement des transports à 50%
• Réductions tarifaires

Dans le cadre du développement du réseau GES & EDUCTIVE, notre campus EDUCTIVE situé à Toulon recherche un Chargé de planification H/F qui ferait le lien avec les enseignants pour l'organisation des cours des étudiants.

Vos missions détaillées seront les suivantes :

Préparation de l’année scolaire

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études

• Faire parvenir aux intervenants les documents de demande de disponibilités ; hiérarchiser ses derniers en termes de priorité ou de contrainte

• Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités des intervenants et des disponibilités des moyens (salles, informatique…)

• Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs : cours d’anglais, d’informatique, électifs. ·

• Gérer les contraintes matérielles des salles : amphithéâtre, salles informatiques, vidéo projecteurs

• Alerter en amont des goulots étranglement sur un site

• Veiller avant chaque rentrée à l’adéquation entre la taille des salles et la taille des groupes

• Vérifier avant chaque rentrée à l’adéquation entre le nombre de salles d’un site et le nombre de groupes prévus

• Planifier les examens

• Faire parvenir aux intervenants une confirmation de leur planning

• Veiller au respect des volumes horaires définis par la Direction des Etudes

Gestion quotidienne

• Gérer les absences des intervenants, repositionner les heures manquantes

• Informer les attachés de promotion afin de prévenir les étudiants concernés

• Tenir « Gesplanning » (logiciel de planning) à jour des absences des intervenants et l’état d’occupation quotidien des salles

• Fournir aux attachés de promotion le support des feuilles de présence des intervenants

• Optimiser les emplois du temps en fonction des absences des intervenants ou des « trous »

• Alerter le Directeur des Etudes sur les engorgements de site et sur les indisponibilités des intervenants

• Être en relation avec les intervenants pour toutes questions concernant leur planning

• Assure la réservation de certaines salles en fonction des évènements à organiser

• Apporter un soutien ponctuel aux attachées de promotion ou aux Coordinateurs Pédagogiques

Compétences Recherchées

• Capacité à être de force de proposition, à prendre des initiatives et instituer le dialogue

• Capacité à se rendre disponible dans les moments d'intenses activités

• Connaissance des logiciels de planification (hyperplanning)

• Connaissance d'Excel et des processus de paie

• Connaissance de l'environnement école

Qualités Personnelles

• Rigueur et Autonomie

• Réactivité et Adaptabilité

• Relationnel (Sens du contact et de l'écoute)

• Résistance au stress

• Communication

Critères de performance :

• Respect des délais d’élaboration des emplois du temps

• Emplois du temps équilibrés et satisfaisants pour les étudiants

• Optimisation du taux d’occupation des salles

• Bonne adéquation entre la taille des groupes et la taille des salles

• Rapidité dans la transmission des modifications d’emplois du temps

• Bon positionnement des cours communs et électifs

• Respect des contraintes matérielles des intervenants chargés de planning des autres sites

PROFIL

Bac+2/3 en gestion ou logistique, ou 2 ans d’expérience dans un poste avec des missions similaires

Télétravail : non

Contrat de 39H

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